Betriebseinnahmen

Zu Betriebseinnahmen gehört alles, was im Rahmen der selbständigen Tätigkeit an Geld oder Geldes wert eingenommen wird. Das sind im wesentlichen:

- Kaufpreis für verkaufte Waren
- Honorare für Dienstleistungen
- Schadenersatzbeträge
- Aufwandsentschädigungen für ein Ehrenamt
- Förderbeiträge (es sei denn, sie sind ausdrücklich steuerfrei)
- Einnahmen aus Nebentätigkeiten, z.B. für Mitwirkung an Prüfungen.

Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind das Spiegelbild der Betriebseinnahmen. Es sind alle Aufwendungen, die durch den gewerblichen oder freiberuflichen Betrieb veranlasst sind. Aber aufgepasst, betrieblich veranlasst heißt bis auf wenige Ausnahmen ausschließlich betrieblich veranlasst. Kosten der privaten Lebensführung dürfen als Betriebsausgaben nicht angesetzt werden. Wenn sich nicht genau trennen lässt, ob die Kosten dem Betrieb oder der privaten Lebensführung zuzurechnen sind, dürfen sie nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden, auch wenn ganz klar eine berufliche Mitveranlassung erkennbar ist. Ein klassisches Beispiel dafür ist der Anzug. Der Programmierer, der sich nie Gedanken über seine Kleidung gemacht hat, kauft sich für ein Präsentationsgespräch beim Kunden einen teuren Anzug. Hier geht das Finanzamt davon aus, dass der Anzug sowohl im Privatleben als auch im Geschäft getragen werden kann. Es handelt sich um eine nicht trennbare gemischte Aufwendung, die Kosten für den Anzug sind als Betriebsausgaben nicht abzusetzen. Schwierig wird es auch für diejenigen, die den Ehepartner auf eine Geschäftsreise mitnehmen oder im Anschluss an den Geschäftstermin noch Urlaub machen. Hier wird eine nicht unerhebliche private Mitnutzung angenommen mit der Folge, dass die Reisekosten insgesamt nicht abzugsfähig sind.

Vom Finanzamt akzeptiert wird die private und berufliche Nutzung von PKW, Telefon und Computer und als Besonderheit das Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung.

Einzelne Betriebsausgaben

· Hardware, wie PC, Drucker, Monitore, Scanner etc.
· Büroausstattung, von der Lampe bis zur Kaffeekanne
· Verbrauchsmaterial, wie z.B. Papier, CD-Rohlinge, Toner, aber auch der Bürokaffee
· Telefon, Internet, Porto
· Fachbücher und Fachzeitschriften
· Kreditzinsen (nicht die Tilgung) und Kontoführungsgebühren
· sämtliche Lohnkosten für Arbeitnehmer (auch der Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung)
· Honorare an Dritte
· Kosten des Steuerberaters und des Rechtsanwaltes
· Beiträge für Berufsverbände, z.B. ver.di
· Werbung und Akquisition, einschließlich der Kosten für die Bewirtung von Geschäftsfreunden oder -partnern (Geschäftsessen können ab 2004 nur noch mit 70 % angesetzt werden, Werbegeschenke bis 35 €),
· Fortbildungskosten, allerdings nur im eigenen Beruf. Die Weiterbildung außerhalb des eigenen Berufs ist Ausbildung, diese Kosten sind als Betriebsausgaben nicht abziehbar
· Kfz.-Kosten, wobei hier ein privater Anteil herauszurechnen ist
· das Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung, hier gibt es eine komplizierte Einzelregelung, die ich im Anschluss darstelle.

Sonderfall - Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer:

Selbständige, bei denen das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, dürfen die Kosten hierfür unbegrenzt als Betriebsausgaben abziehen. Das bedeutet, die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer sind nur dann vollständig abzuziehen, wenn keine andere Arbeitsstelle irgendwo anders existiert. Es reicht schon aus, wenn ich nur einen Schreibtisch im Büro einer Freundin habe, weil ich da z.B. einen Scanner mitbenutzen kann. Dann ist mein Arbeitszimmer zu Hause nicht mehr der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung. Das gleiche gilt etwa für den Fall, dass ich nebenberuflich Dozent an der VHS bin oder einen Nebenjob an einem Tag in der Woche ausübe.

Als häusliches Arbeitszimmer kann ich aber nicht jedes Zimmer in meiner Wohnung oder meinem Haus verwenden. Das häusliche Arbeitszimmer muss zwar zur Wohnung gehören, aber vom übrigen Wohnbereich abgetrennt sein und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu meinen beruflichen Zwecken genutzt werden. Da das Arbeitszimmer vom Wohnbereich abgetrennt sein muss, scheiden z.B. Durchgangszimmer aus. Das Arbeitszimmer kann aber auch durchaus im Keller oder unter dem Dach liegen. Die Berechnung der Kosten für das Arbeitszimmer kann ich über die Quadratmeteranzahl vornehmen. Die Miete und die Nebenkosten werden anteilig auf den Quadratmeter umgerechnet.

Wenn das Arbeitszimmer nicht den ausschließlichen Mittelpunkt der beruflichen Betätigung bildet, können die Kosten zum Teil angesetzt werden, wenn ich mehr als die Hälfte meiner Arbeitszeit in diesem Arbeitszimmer zubringe oder für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. In diesem Fall kann ich nur bis zu 1.250 € im Jahr absetzen. Das ist allerdings keine Pauschale, sondern die Kosten müssen tatsächlich mindestens in dieser Höhe anfallen.

Sonderfall - Telefon:

Die Kosten für den Festanschluss und das Handy sind grundsätzlich Betriebsausgaben. Wird aber der betriebliche Anschluss auch privat mitbenutzt, was insbesondere auf dem Handy der Fall sein kann, muss der private Anteil herausgerechnet werden. Das funktioniert entweder mit einer Schätzung oder durch den Einzelverbindungsnachweis.

Sonderfall Pkw:

Kauft man das Auto für den Betrieb, kann man die Kosten auch betrieblich ansetzen. Der Kaufpreis wird über 5 Jahre abgeschrieben, die laufenden Kosten, wie Benzinrechnungen, Reparaturen, aber auch Kfz-Steuer sind Betriebsausgaben.

Betrieblich anerkannt wird der Pkw nur, wenn er zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird. Wer behauptet, dass er den Pkw nicht privat und zu 100% für den Betrieb nutzt muss das beweisen in dem er Fahrtenbuch führt.

Für die Privatnutzung muss man allerdings Steuern zahlen. Das Finanzamt pauschaliert die Privatnutzung mit der sogenannten 1%-Regelung. Für jeden Monat der Nutzung muss man als Privatanteil 1% des (deutschen) Listenpreises als Einnahme versteuern. Das gilt selbst für den alten Gebrauchtwagen. Wer sich für 3.000 € einen alten Mercedes kauft, der neu umgerechnet 35.000 € Listenpreis kostete muss pro Monat 350 € an Privatnutzung versteuern. Umgehen kann man das indem man ein Fahrtenbuch führt und den Anteil der Privatnutzung konkret ausrechnet.