Als Selbständiger muss man einige Pflichtangaben auf seinen Geschäftsbriefen machen. Auch Rechnungen müssen gerade für die Umsatzsteuer bestimmte Angaben enthalten. Das sollte man dafür wissen:

Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

Kleingewerbetreibende müssen im geschäftlichen Verkehr auf ihren Geschäftsbriefen mindestens ihren Nachnamen und einen ausgeschriebenen Vornamen angeben (§ 15b GewO). Bei Geschäftsbriefen kommt es nicht auf die Form an, auch Emails können ohne weiteres Geschäftsbriefe sein.

Geschäftsbriefe sind z.B.:

· Allgemeine Geschäftsschreiben
· Angebote
· Auftragsbestätigungen
· Bestellungen
· Lieferscheine
· Preislisten
· Quittungen
· Rechnungen

Bei GbRs müssen mindestens zwei Gesellschafter mit ihren Nachnamen und jeweils einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden.

Wer viel per Email korrespondiert sollte sich eine Signatur mit diesen Angaben erstellen, die jeder Email automatisch angehängt wird.

Kaufleute müssen in Geschäftsbriefen die vollständige Firma mit Rechtsformzusatz angeben, so wie sie im Handelsregister eingetragen ist. Bei einer Gesellschaft, z.B. GmbH muss der Sitz angegeben werden. Das ist die Stadt, in der die Gesellschaft ihre Zentrale hat. Zusätzlich muss bei der Gesellschaft noch das Registergericht mitsamt der Handelsregisternummer angegeben werden. Z.B. Domernicht Best Solutions GmbH, Köln; AG Köln HRB 12345

Speziell bei der GmbH müssen auch noch alle bestellten Geschäftsführer mit Nachnamen und je einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.

Bei einer AG müssen alle Vorstände und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit ihren Nachnamen und je einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden.

Wer gegen die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen verstößt kann mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € belangt werden.

Besonderheit: Ladenlokal mit Publikumsverkehr

Wer ein Ladenlokal führt, dessen Publikum vom Zufall bestimmt wird, also Einzelhändler ist, der muss deutlich sichtbar an der Außenseite oder am Eingang seinen Nachnamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen anbringen. Die bloße Geschäftsbezeichnung reicht nach § 15a GewO nicht aus.

Die Rechnung

Die Rechnung ist ein Geschäftsbrief, so dass darauf erst einmal alle Pflichtangaben enthalten sein müssen.

Zusätzlich sieht das Umsatzsteuergesetz (UStG) einige Vorschriften für Rechnungen vor. Diese Angaben müssen enthalten sein, um dem Empfänger der Rechnung den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Teilweise decken sich die Pflichtangaben mit denen der Gewerbeordnung. Die Pflichtangaben aus § 14 UStG sind:

· Name und Anschrift des Rechnungsstellers
· Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder der Dienstleistung
· Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
· Der Nettopreis
· Die darauf entfallende Mehrwertsteuer
· Die Steuernummer des Rechnungsstellers (bei der GbR ist das die USt-Numer der GbR und nicht die sonstigen Steuernummern der Gesellschafter)
· Bei Rechnungen bis 100 € reicht es aus den Bruttobetrag und den angesetzten Mehrwertsteuersatz (7% oder 16%) aufzuführen