Die Kosten des Unternehmens erfassen

Als Selbständiger muss der E-Lancer Gewinn machen, um davon zu leben. Gewinn ist aber nicht gleich Umsatz. Wer das verkennt, kann schnell pleite gehen. Kosten wie Büromiete, Telefon oder Kredite müssen erst bezahlt werden, bevor man von seinen Einnahmen leben kann. Wie gut man davon leben kann, hängt neben der Auftragslage ganz wesentlich davon ab, wie viel Gewinn Ihr aus einem Auftrag erzielen könnt. Der Gewinn ist in erster Linie der Unterschied zwischen dem was reinkommt, dem Umsatz, und dem was rausgeht, das sind die Kosten. Es lohnt sich die Kosten sehr genau anzusehen, denn erst nachdem ich die verdient habe, kann ich daran denken Geld für mich auszugeben.

Kosten sind entweder variable Kosten oder Fixkosten.

Variable Kosten steigen oder sinken je nach der Intensität mit der gearbeitet wird. Wer viel mit seinem Firmenwagen zu Kunden unterwegs ist und viel mit denen telefoniert hat wesentlich höhere Kosten, als wenn das Geschäft floppt und man den ganzen Tag neben dem Telefon auf den nächsten Auftrag wartet. Da diese Kosten in der Regel nicht fix sind und im vorneherein nicht exakt bestimmt werden können, nennt man sie die variablen Kosten.

Fixkosten fallen immer in gleicher Höhe an, egal ob das Geschäft läuft oder nicht. Klassisches Beispiel ist die Büromiete aber auch die Raten auf den Gründerkredit.

Wer das noch nicht im Rahmen eines Businessplans für einen Startkredit tun musste, der sollte sich mit der Gründung seiner selbständigen Existenz einen Kostenplan erstellen. Hierzu listet alle Kosten auf, die Ihr für Euer Geschäft kennt oder erwartet. Zum Beispiel:

· Miete (plus Strom, Wasser und Heizung)
· Telefon
· Provider
· Porto
· Versicherungen
· Neuanschaffungen
· Reparaturen
· Abschreibungen
· Reisen und Fahrten
· Fahrzeug
· Beratung und Dienstleistung (z.B. Steuerberater)

Wenn das Geld für diese ganzen Kostenpositionen eingenommen ist, kommt man erst zum Gewinn vor Steuern. Und dann kommen eventuell auch noch Sonderkosten für einzelne Aufträge dazu, etwa das Honorar eines externen Grafikers oder der Einkauf von Hardware für den Kunden. Erst danach kommt das eigene „Gehalt“, das muss man wie die anderen Kostenpositionen einplanen, denn von irgend etwas muss man leben und in der Regel hat man auch privat feste Kosten wie die Miete, die bezahlt werden müssen.

Die Kalkulation des Angebots

Mit diesem Wissen im Hintergrund sieht die Kalkulation eines Angebots ganz anders aus. Dann steht nicht mehr nur im Vordergrund, welchen Preis der Kunde wohl akzeptieren wird, sondern wie viel muss ich für einen solchen Auftrag nehmen, um mindestens meine Kosten zu decken. Das Verhandeln mit dem Kunden um den Preis gehört nicht nur bei den E-Lancern zu den eher unangenehmeren Erlebnissen, gerade von vielen Existenzgründern oder jüngeren Selbständigen. Das resultiert nicht zuletzt aus der Unsicherheit über den Wert der eigenen Leistung und der Furcht, der Kunde könnte abspringen. Mindestens die Unsicherheit über den Wert der eigenen Leistung kann man durch eine konkrete Gewinnplanung für ein einzelnes Geschäft erheblich verkleinern.

Was gehört in eine interne Angebotskalkulation mindestens hinein?

· Die Zeitdauer des Auftrags (wie viele Tage / Stunden arbeite ich an dem Auftrag)
· Kann ich daneben noch andere Aufträge bearbeiten
· Welchen Anteil von Fixkosten muss ich mit dem Auftrag bezahlen (rechnet die Fixkosten auf Arbeitstage und diese auf Stunden um. Egal wie lange Euer Arbeitstag ist, rechnet hier mit 8-Stunden-Tagen)
· Wie viel bleibt als Rohgewinn übrig

Das Ergebnis einer solchen internen Kalkulation sollte mit den Preisen der Konkurrenz verglichen werden. Das bringt einmal gegenüber dem Kunden eine Argumentationshilfe gegen die Behauptung man sei zu teuer und zum anderen kann es eine Hilfe bei der Kostenplanung sein. Ist die Konkurrenz viel billiger, dann habe ich im Zweifel dem entsprechend zu hohe Kosten und muss zusehen, Kosten einzusparen.

Auf der Grundlage dieser internen Auftragskalkulation lässt sich dann gut das Angebot berechnen. Dazu gehört aber auch die Frage, nach welchem Modus abgerechnet wird. Pauschalpreis oder Aufwandspreis? Diese Frage beantwortet sich vorrangig aus der Berechenbarkeit des Auftrags. Je klarer die Auftragsgestaltung ist, desto eher wird man guten Gewissens einen Pauschalpreis vereinbaren können. Das setzt aber Erfahrung und Überblick über die eigene Leistung voraus. Tendenziell unterschätzt man nämlich den Aufwand und jede Tätigkeit außerhalb der Kalkulation geht vom eigenen Gewinn ab. Wer den genauen Aufwand für einen Auftrag im vorhinein nicht kennt, sollte besser ein Zeithonorar vereinbaren.

Oft kann man aber ein Zeithonorar nicht beim Kunden durchsetzen, weil der eine klare Berechnungsgrundlage verlangt. Dann sollte man möglichst einen Risikozuschlag für Mehraufwand einkalkulieren. Bei Pauschalpreisvereinbarungen rate ich auch besonders großen Wert auf die genaue Definition des Auftragsgegenstands zu legen. Es muss klar sein, was mit dem Pauschalpreis bezahlt ist und ab wann ein Zuschlag anfällt. Gerade längere und komplexere Aufträge entwickeln sich während der Entstehungszeit weiter. Dann besteht die Gefahr, dass die Kalkulation nicht mehr passt und man weit mehr Zeit und Arbeit in ein Projekt stecken muss als geplant, ohne mehr Geld zu bekommen.

Ein Tipp dabei: Wenn es sich durchsetzen lässt, empfielt es sich einen Teil des Honorars als Vorschuss zu verlangen. Wenn es dann später Streit geben sollte und deswegen das Honorar nicht gezahlt wird, dann ist das finanzielle Loch nicht ganz so groß.

Wer sich die Mühe gemacht hat ein Angebot vorher zu kalkulieren, der sollte dann nicht nachlassen und das Angebot auch schriftlich formulieren. Ich habe schon an anderer Stelle ausgeführt, dass das schriftliche Fixieren einer Abmachung dem E-Lancer erhebliche Beweisschwierigkeiten erspart. Darüber hinaus schafft eine schriftliche Vereinbarung bei beiden Seiten des Vertrages Klarheit. Das Angebot ist in den meisten Fällen schon das wesentliche Vertragsschriftstück. Enthält das Angebot alle Punkte, die es zu klären gilt, kann der Kunde auf dem Angebot unterschreiben und es dem E-Lancer zurückschicken.

Zu einem Angebot gehören aber auch noch einige formale Dinge. Wer ein Angebot abgibt ist daran gebunden. Wenn der Kunde das Angebot angenommen hat kann ich es mir nicht mehr anders überlegen, sondern ich muss die angebotene Leistung auch erbringen. Denn mit der Annahme des Angebots ist der Vertrag abgeschlossen worden. Es geht nicht, dass man statt dessen einen viel lukrativeren anderen Auftrag erledigt und den Kunden hängen lässt. Macht man das und der Kunde erleidet dadurch einen Schaden, dann kann der dafür Schadensersatz verlangen.

An ein Angebot ist man aber nicht ewig gebunden. Unter Anwesenden, also im persönlichen Gespräch, am Telefon, aber auch online im Chatroom, muss das Angebot sofort angenommen werden. Unter Abwesenden, also etwa per Post, Telefax oder Email, gilt das Angebot so lange wie üblicherweise mit einer Reaktion des Kunden gerechnet werden kann. Das bedeutet grob drei Tage beim Postweg und etwa einen Tag bei Fax- oder Emailversandt. Zur Klarheit empfiehlt es sich auf das Angebot ein Datum zu setzen, bis wann man sich daran gebunden fühlt.

Das sollte in einem Angebot enthalten sein:

Das Angebot sollte den Vertrag möglichst vollständig enthalten, so dass der Kunde lediglich mit „ja“ antworten und den Vertrag dadurch abschließen kann.

· Hinein gehören die „4 Ws“, also WER WAS WANN WOFÜR

Die Vertragsparteien (WER), d.h. der einzelne oder die Gruppe von E-Lancern, die das Angebot gegenüber dem Kunden abgeben. Hat der Kunde einen Firmennamen, z.B. yahoo, dann sollte darauf geachtet werden, dass der vollständige Firmenname mit der Rechtsbezeichnung, etwa yahoo Deutschland GmbH, im Angebot steht. Ansonsten ist bei einem Streit unklar, wer das Honorar schuldet.

Der Auftragsgegenstand (WAS). Hier gilt Klarheit, Klarheit und nochmals Klarheit. Der E-Lancer muss in der Regel beweisen, was er vereinbarungsgemäß leisten soll. Jede Unklarheit wird zu seinen Lasten gehen. Hier kommen auch die Pflichten des Kunden hinein, etwa welche Unterlagen von ihm benötigt werden (Informationen, Fremdtexte, Datenbankinhalt etc.). Hier werden auch eventuelle Rechteübertragungen geregelt.

Bis WANN sind der Auftrag oder einzelne Auftragsteile zu erfüllen. Bis WANN hat der Kunde seine Unterlagen beizubringen. Wann ist das Honorar insgesamt oder in Teilen zu zahlen.

Der Preis (WOFÜR). Zum einen die Grundlagen des Preises, also Zeithonorar oder Pauschalpreis. Was welche Zusatzleistungen kosten. Zum anderen Mehrwertsteuer, Fremdkosten, Spesen etc.

· Wenn AGB verwendet werden sollen, gehört in das Angebot der Hinweis, dass die AGB Vertragsinhalt werden. Die AGB müssen dem Kunden dann aber auch vorgelegt werden, üblich ist deren Aufdruck auf die Rückseite der Geschäftsbriefe. Der Hinweis muss auf der Vorderseite des Schreibens enthalten sein, der bloße Abdruck der AGB auf der Rückseite alleine genügt nicht! Eine übliche Formulierung lautet z.B.: „Es gelten meine umseitig abgedruckten AGB“

· Und schließlich gehört in das Angebot die Bitte, das Angebot schriftlich anzunehmen. Wer den Kunden dazu auffordert, der sollte nicht vor Eingang der schriftlichen Bestätigung anfangen zu arbeiten. Am einfachsten ist es auf dem Angebot schon die Unterschrift des Kunden vorzubereiten und ihm das Angebot zweifach zu schicken. Es reicht aber auch ein gesondertes Schreiben mit dem der Kunde erklärt, das er das Angebot annimmt.